TL;DR
Automation klingt nach viel Aufwand. Das muss aber nicht sein, wenn du weißt, wo du anfängst. Nicht jeder Prozess lohnt sich zu automatisieren, aber einige erledigen sich nach der Einrichtung dauerhaft von selbst. Welche das sind, was DSGVO-konform umsetzbar ist und womit du als Solopreneur sinnvoll startest, erfährst du hier.
Irgendwann kommt der Moment, in dem du merkst, dass du dieselben Dinge immer wieder machst. Seien es Bestätigungsmails, Terminvereinbarungen, Onboardings neuer Kunden,… Kaum etwas ist demotivierender als nervige, wiederkehrende Aufgaben, die dich nicht nur unnötig Zeit kosten, sondern sich eigentlich automatisieren lassen.
Egal, wo du in deiner Selbständigkeit stehst, es ist nie zu früh, sich über Prozesse und deren Automation Gedanken zu machen. So sparst du dir nicht nur Zeit (und Geld), du sorgst auch dafür, dass dein Business von Anfang an auf einem nachhaltigen Fundament steht und skalieren kann. Ganz zu schweigen davon, dass du dank Automatisierungen effektiver und effizienter arbeiten kannst und den Kopf für andere Dinge frei hast.
Die Vorteile von Automatisierungen
Zeitersparnis: Auch wenn eine Aufgabe noch so klein erscheint, wenn sie immer wieder getan werden muss, summiert sich das. Kleinvieh macht halt auch Mist!
Fehlerreduzierung: Wir alle sind nur Menschen und Fehler passieren. Einmal richtig eingestellt, laufen Automationen immer konsistent. Und wenn sich was ändert, wirst du informiert und kannst Anpassungen vornehmen.
Erhöhung der Produktivität: Du kannst die nervigen Aufgaben automatisieren und deinen Fokus auf andere Dinge legen. Das ist auch besser für die mentale Gesundheit.
Flexibilität: Natürlich lassen sich deine Automatisierungen auch an verschiedene Projekte und Kundenanforderungen anpassen. Ohne, dass es mehr Arbeit für dich bedeutet.
Skalierbarkeit: Wenn du dein Business skalieren (= wachsen lassen) möchtest, kommst du um Prozesse und Automatisierungen nicht herum. Eine wachsende Anzahl an Aufgaben lässt sich so besser handlen.
Was sich lohnt zu automatisieren
Nicht jeder Prozess lohnt sich, automatisiert zu werden, und sollte mindestens drei Bedingungen erfüllen: Er wiederholt sich regelmäßig, er folgt immer demselben Ablauf und er braucht keine kreative Entscheidung von dir.
Diese Prozesse gehören fast immer dazu:
- Nach einem Verkauf: Zugang oder Download-Link versenden, Kundendaten ins CRM eintragen, Onboarding-Sequenz starten, Rechnung auslösen.
- Bei der Kommunikation: Willkommensmails, Erinnerungen, Follow-up-Sequenzen nach bestimmten Aktionen.
- Bei administrativen Aufgaben: Neue Einträge in Tabellen oder Datenbanken, Benachrichtigungen, wenn etwas passiert, Daten von einer Plattform in eine andere übertragen.
Was sich nicht lohnt
Man kann vieles automatisieren, vor allem, wenn man auf künstliche Intelligenz setzt. Aber man sollte sich immer bewusst sein, dass Automationen keine Entscheidungen, Kreativität oder echte menschliche Verbindungen ersetzen.
Ebenfalls weniger geeignet sind Prozesse, die du nur einmalig ausübst, die wenige Minuten pro Monat vereinnahmen oder in einem hohen Maße von deiner Person abhängig sind.
Das Tool meiner Wahl: Make
Wenn es um das Thema Automatisierungen geht, hast du vermutlich schon mal von Zapier gehört. Dem amerikanischen Riesen, der dafür sorgt, dass deine Tools miteinander kommunizieren. Leider kommt das mit einem Preistag daher, das sich viele, besonders am Anfang der Selbständigkeit, noch nicht leisten können oder wollen.
Zum Glück gibt es eine Alternative, die (mindestens) genauso gut ist und in den vergangenen Jahren immer beliebter geworden ist: Make.
Im Vergleich zu Zapier hat dieses Tool einige Vorteile. Die vier wichtigsten sind meiner Meinung nach:
DSGVO-Konformität
Make hieß früher Integromat und hat seine Wurzeln in Tschechien. Daher hat man bei der Registrierung nicht nur die Wahl, ob man einen EU oder US-Server möchte, man kann auch erweiterte Datenschutz-Einstellungen vornehmen (zB, wenn man mit Gesundheitsdaten arbeitet).
Vielseitige Integrationen
Vielleicht gerade weil es aus der EU kommt, hat es zahlreiche Integrationen, die in Zapier nicht oder nur in einem der höheren Pläne zu finden sind. Und was nicht bereits offiziell integriert ist, lässt sich einfach per Webhook oder API anbinden. Diese Möglichkeit ist bei vielen anderen Tools hinter einer Bezahlschranke versteckt.
Faires Preis-Leistungs-Verhältnis
Neben einer kostenlosen Variante mit zwei unbegrenzt langen und komplexen Automatisierungen, geht es bei Make bereits für unter 10 € / Monat los (Stand 05.26). Das klingt auf den ersten Blick wenig, reicht aber für die meisten Beginner aus. Denn wenn man die Automationen geschickt baut, kann man in einer einzigen zum Beispiel den gesamten Verkaufsprozess all seiner Produkte abbilden. Vom Kauf über den Produktversand bis hin zum Onboarding. Das ist möglich, da man bei Make auch im kostenfreien Plan fast alle Automationen hat, inklusive Filter und Router.
Zum Vergleich: Zapier hat zwar unbegrenzt kostenlose Automatisierungen, aber diese können nur jeweils 1 Schritt lang sein. Filter, Router, Webhooks, API und sogar einige Integrationen gibt es erst in den bezahlten Plänen. Und die starten bei 19,99 $ / Monat.
Das macht Make auch bereits in der kostenlosen Variante äußerst attraktiv!
Ausführliche Hilfestellungen
Neben einfacher Vorlagen, durch deren Einrichtung du Schritt für Schritt geleitet wirst, bietet Make eine Academy an, in der dir alles gezeigt wird. Wenn du einen Schritt weitergehen möchtest, stehen dir noch mehr Ressourcen zur Verfügung und du kannst dich sogar als offizieller Partner zertifizieren lassen!
5 Beispiel-Automatisierungen
Der Fantasie sind keine Grenzen gesetzt, wenn es um die Prozesse geht. Hier sind ein paar Beispiele, die bei meinen Kunden und mir sehr beliebt sind:
- Post-Purchase-Automation: Du verkaufst ein digitales Produkt auf CopeCart oder Digistore24 und möchtest, dass der Kunde in dein System aufgenommen und angebunden wird. Anstatt alles manuell einzurichten, baust du eine Automation, die auch dann zuverlässig läuft, wenn du gerade im Urlaub bist. Wie genau das aussehen kann, zeige ich in diesem Artikel genauer:
- Kunden- und Projektmanagement: Lege neue Kunden innerhalb von Sekunden überall an. Etwa Drive-Ordner, Projektmanagement-Tool, Zeiterfassung, E-Mail-Tool, Buchhaltungssoftware,…
Vertragserstellung: Wenn du immer dieselbe Vorlage für Vertrag und AGB verwendest und immer nur Namen und Datum änderst, kannst du beides automatisch generieren lassen. Perfekt für Virtuelle Assistent:innen. - Terminplanung: Sende potentiellen Kunden nach der Terminbuchung einen Fragebogen zu und erinnere sie, falls sie ihn nicht ausgefüllt haben.
- Buchhaltung: Sende deine eingehenden Rechnungen automatisch an dein Buchhaltungstool und deinen Ordner in der Cloud. Kein manuelles Hochladen einzelner Rechnungen mehr.
Automationen können dir deinen Business-Alltag erheblich erleichtern und müssen dabei nicht einmal teuer sein! Wenn du dich mit dem Thema beschäftigen möchtest und dir unsicher bist, ob es Make, Zapier oder irgendetwas anderes sein soll, lohnen sich die kostenlosen Testversionen. Dann kannst du dich in Ruhe mit dem Tool vertrautmachen und entscheiden, welches besser zu dir und deinem Unternehmen passt.
