Automatischer Versand von Kursemails und Erinnerungen mit Zapier

Stell dir vor, du bietest ein Gruppenprogramm oder einen Mitgliederbereich inklusive wiederkehrender Termine an. Zum Beispiel Q&As, Coworkings, Workshops. 

Du möchtest vor dem Start des Termins die Teilnehmer noch einmal erinnern und den Link per Mail zusenden, damit sie problemlos teilnehmen können. 

Natürlich könntest du in deinem E-Mail-Tool eine Automation einrichten, mit der immer an bestimmten Wochentagen und Uhrzeiten die Mails rausgehen. 

Doch was passiert, wenn der Termin mal nicht stattfindet? Dann musst du rechtzeitig daran denken, die Automation in deinem E-Mail-Tool anzupassen, damit es keine Verwirrung gibt.

Oder sendest du die Mails generell noch manuell raus? Vergisst es vielleicht sogar mal?

Dann kannst du dir ordentlich Zeit und Nerven sparen!

Das Ziel – Flexible Automatisierung von Kursemails

Ziel ist also, dass Erinnerungsmails an bevorstehende Termine nur verschickt werden, wenn das Event tatsächlich stattfindet

Ohne, dass man die verwendete Automatisierung bei jeder Änderung manuell anpassen oder die Mail selbst händisch versenden muss. 

Zusätzlich soll die Mail immer eine Stunde vor Eventstart verschickt werden, auch wenn sich dieser verschiebt. 

Die Lösung – E-Mails durch Termine im Kalender auslösen

Für die Automatisierung verwenden wir Zapier, Google Calender und dein E-Mail-Tool (zum Beispiel ActiveCampaign).

Die kostenlose Version von Zapier reicht für diese Automation aus.

So nutze ich diese Automation für meine Community

In meiner Community “Let’s Talk Onlinebusiness” finden regelmäßige Coworkings statt, zu unterschiedlichen Zeiten. 

Um möglichst flexibel zu sein, habe ich mich gegen eine feste Automatisierung in meinem E-Mail-Tool ActiveCampaign entschieden. 

Stattdessen habe ich mit Hilfe von Zapier meinen GoogleCalender und ActiveCampaign verknüpft.

Nun geht jedes Mal zwei Stunden, bevor der Termin startet, eine Erinnerungsmail an die Community-Mitglieder raus mit allen wichtigen Informationen und dem Link. 

Das Ergebnis – Keine vergessenen oder falschen Kursemails mehr

Dank dieser Automation brauche ich einen ausgefallenen Termin nur aus dem Kalender zu löschen, anstatt wie zuvor die gesamte Automation anzupassen. Die TeilnehmerInnen erhalten dadurch keine fehlerhaften Informationen mehr und ich kann mich darauf verlassen, dass die Mails rechtzeitig vor dem Termin verschickt werden. 

Fazit – Für regelmäßige Termine unverzichtbar

Wenn du eine Membership oder ein Gruppenprogramm mit wiederkehrenden Terminen anbietest, ist diese Automation unverzichtbar

Sie lässt sich mit vielen E-Mail-Tools nachbauen und kann auch im kostenlosen Plan von Zapier erstellt werden. Zwar sehen die Mails je Termin immer gleich aus, doch du sparst dir so eine Menge Zeit und vergisst nie wieder, eine Erinnerung zu senden.

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